Le cadrage est la phase la plus courte et s’étend de 1 à 6 mois selon la taille du projet SAP.

Située au début, elle a vocation à définir les objectifs, les contraintes potentielles avec les parties prenantes externes, les ressources (tailles, compétences, expertises), la comitologie pour l’ensemble des phases du projet et un macro planning.

Il n’est pas nécessaire d’avoir certaines ressources durant cette phase. Le delivery manager, l’intégrateur fonctionnel, ou encore le responsable des développements ne seront pas ou peu sollicités. On s’en tiendra donc à former des équipes fonctionnelles de taille réduite, généralement composées des responsables des domaines fonctionnels, et éventuellement de quelques analystes. (Pour plus d’informations sur les acteurs, se référer à l’article sur la gouvernance)

Les équipes fonctionnelles vont alors délimiter le scope fonctionnel et applicatif de la solution en collaboration avec les équipes métiers. Une fois réalisée, la note de cadrage servira à valider les ressources nécessaires à la réalisation des phases suivantes. Si nous devions filer la métaphore du bâtiment, le cadrage représente un premier croquis du terrain (l’ancienne solution du client) et de la maison à construire (la nouvelle solution). Je compare l’ancienne solution du client au terrain sur lequel la nouvelle solution sera construite car, c’est sur la base de l’historique d’une solution, qui contient la connaissance accumulée de plusieurs années du métier du client, qu’il sera possible de construire une nouvelle solution adaptée.

A l’image de la gouvernance, il est pertinent d’établir des réunions régulières pour les opérationnels.

1. Réunion de conception générale par module, incluant un parallèle régulier avec les exigences métiers (hebdomadaire) :

 Objectif : Examiner les exigences métier spécifiques à chaque module et s'assurer de leur compréhension et de leur prise en compte dans la conception générale.

 Participants : Consultants fonctionnels spécialisés dans chaque module, chef de projet, représentants du métier

 Livrables attendus : Note de cadrage pour chaque module délimitant les contours de la solution.

2. Réunion de coordination intermodule et de suivi d’avancement (mensuelle) :

 Objectif : Coordonner les travaux entre les différents modules, identifier les dépendances et communiquer l’avancement du projet.

 Participants : Consultants fonctionnels de chaque module, chef de projet.

 Livrables attendus : Document de présentation et compte rendu des réunions.

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