La gouvernance renvoie à une notion d’organisation de la prise de décisions entre les différentes parties prenantes de l’entreprise. Une gouvernance correctement définie permet une meilleure transmission des informations entre les différents niveaux d’organisation (de la direction de programme aux opérationnels). Elle fluidifie également les échanges en donnant un rôle et des responsabilités claires à chaque partie prenante pour faciliter les décisions.

La gouvernance est donc le cadre général dans lequel les parties prenantes du projet vont interagir et il est donc essentiel de définir les grands principes de la gouvernance du projet durant la phase de cadrage. Elle pourra être ajustée au début des phases suivantes. Les parties prenantes peuvent être réparties en deux grandes catégories:

• interne: les acteurs du projet
• externe: des fournisseurs (éditeurs, cabinets) aux bénéficiaires (division de l’entreprise)

Internes

• Direction de programme, rattaché au DSI

La direction de programme pilote un ensemble de projets informatiques qui ont un objectif commun, souvent la refonte des outils informatiques pour rajeunir un parc applicatif vieillissant. On peut donc résumer les objectifs de cette direction en 3 points:

1. La livraison des projets informatiques en respectant les objectifs, les échéances et les budgets établis suite à une concertation de l’ensemble des parties prenantes.
2. La création de valeur en réduisant les coûts digitaux à long terme ou encore en améliorant la circulation de l’information dans l’entreprise.
3. L’optimisation des ressources humaines, techniques et financières pour maximiser les résultats des différents programmes.

• Direction de projet, rattaché à la direction de programme

Dans un programme correctement géré, la direction de projet aura les mêmes objectifs que la direction de programme à une échelle plus fine et adaptée à la solution qu’elle implémente (un projet SAP n’aura pas les mêmes KPI qu’un projet de migration de données dans le Cloud par exemple)

• Sponsor du projet, rattaché à la direction de projet

Le sponsor d'un projet informatique est généralement un membre de la direction ou un décideur clé de l'entreprise. Le sponsor joue un rôle de supervision et de direction, en veillant à ce que le projet soit aligné sur les objectifs stratégiques de l'entreprise et en fournissant les ressources nécessaires, notamment humaines, pour sa réalisation. Le rôle du sponsor est clé et est souvent sous-estimé. Un projet informatique ne peut réussir sans l’implication des différentes directions de l’entreprise qui doivent apporter leurs connaissances. Sans ces dernières, il sera difficile de créer des solutions adaptées aux besoins des utilisateurs finaux. Concentrées sur les objectifs internes à leur direction, es projets informatiques sont souvent considérés comme secondaires. Le rôle du sponsor est donc de s’assurer que l’importance des projets informatiques est bien comprise au sein de l’entreprise et que les collaborateurs y consacrent le temps nécessaire à leur réussite.

• Le responsable du delivery, rattaché à la direction de projet

Le responsable du delivery est chargé de la planification, de l'organisation et de la supervision de la livraison des projets informatiques. Son rôle principal est de s'assurer que les projets sont exécutés conformément aux exigences spécifiées, aux délais convenus et aux normes de qualité établies. Quelle différence entre un chef de projet et un responsable du delivery ? Si tous deux restent des managers et gèrent des ressources à la lumière d’un budget et d’un calendrier, le responsable du delivery sera davantage proche des équipes et sera sollicité pour débloquer les situations, recruter les bonnes ressources et anticiper les problèmes à venir. Sur les projets SAP de grande envergure, le delivery manager et le chef de projet seront deux personnes bien distinctes, alors que pour les projets SAP de petites tailles, le rôle de delivery manager incombera au chef de projet. Les delivery managers sont souvent d’anciens experts de la solution.

• L’intégrateur fonctionnel, rattaché au responsable du delivery

L’intégrateur fonctionnel est en charge de la coordination des équipes fonctionnels. Rattaché au delivery manager, il est donc un supérieur hiérarchique des équipes fonctionnels, à qui il peut donner des directives. Il suit l’ensemble des sujets fonctionnels et s’assure que les points d’intégration et les impacts interdomaines soient bien pris en comptes. Un bon intégrateur fonctionnel aura lui même été consultant fonctionnel ou chef d’équipe fonctionnel dans ces expériences passées, sans quoi il pourrait être réduit au suivi des actions dans un Excel. Enfin, comme le delivery manager, sur les projets SAP de moins grande envergure, le rôle d’intégrateur fonctionnel incombera au delivery manager ou au chef de projet.

• Responsables de domaines, rattaché à l’intégrateur fonctionnel ou/et au responsable du delivery

Les domaines fonctionnels sont le miroir des activités de l’entreprise au sein des projets. Les domaines que l’ont retrouve les plus souvent sont : vente, achat, logistique, production, qualité, maintenance, finance, contrôle de gestion ou encore reporting.

Les responsables des domaines fonctionnels sont chargés de la gestion et des opérations spécifiques à leur domaine. Leur rôle consiste à fournir une expertise fonctionnelle, à accompagner le métier dans la définition de ses besoins et à proposer une solution qui réponde aux dîtes exigences.

Au même niveau que les responsables fonctionnels, on trouvera les responsables des parties techniques (administration, développement, architecture). L’équipe administration couvre majoritairement les sujets d’installation de la solution, l’équipe développement est en charge de construire les programmes spécifiques, enfin la partie architecture référence et construit l’architecture entre les différentes applications et construit les interfaces en équipe avec les équipes de développement.

• Responsable de l’accompagnement au changement, rattaché au chef de projet

Le responsable du change management est chargé de planifier, d'organiser et de mettre en œuvre les activités visant à gérer le changement organisationnel lié au projet informatique. Son rôle consiste à communiquer sur les jalons du projet aux parties prenantes externes, planifier et former les utilisateurs finaux, et à assurer une adoption réussie de la nouvelle solution.

• Responsables métiers, rattaché au chef de projet

Les responsables des domaines métiers sont chargés de la gestion et de l'optimisation des processus et des opérations spécifiques à leur domaine fonctionnel. Dans le contexte d'un projet informatique, leur rôle consiste à fournir une expertise métier, à définir les exigences fonctionnelles attendues et à valider les solutions proposées.

Externes

• Éditeurs et fournisseurs de solutions digitales, qui peuvent être en communication aussi bien avec le chef de projet qu’avec un responsable de domaine

L’éditeur, comme SAP, est sollicité en début de projet lors des appels d’offres mais également au cours du projet, aussi bien pour auditer la solution proposée par les domaines fonctionnels que pour obtenir un support d’expertise. Il est également possible de solliciter des fournisseurs de services informatiques comme la gestion de l’infrastructure, des bases de données ou encore de gestion des tickets

• Partenaires commerciaux

Les partenaires commerciaux sont souvent interfacés avec des ERP comme SAP pour interagir avec l'entreprise, tels que les fournisseurs, les distributeurs, les prestataires logistiques ou les clients qui sont intégrés à travers des interfaces système (EDI)

• Autorités réglementaires

Les autorités gouvernementales et réglementaires peuvent se retrouver impactées par les projets digitaux. Il est alors important de communiquer au bon moment avec les autorités si les projets informatiques peuvent retarder les déclarations réglementaires comme la déclaration de TVA ou le fichier des écritures comptables (FEC).

• Utilisateurs finaux

Évidemment mais il est important de le rappeler, les utilisateurs finaux sont directement impactés par la mise en œuvre de la solution SAP et peuvent avoir des besoins spécifiques en termes de formation, de support et de fonctionnalités.

Comitologie et réunions d’équipes

Une fois les parties prenantes établies, l’ensemble des acteurs doivent orchestrer leur commination via des réunions régulières sous forme de comité.

• Le COMEX

Le comité exécutif est externe au programme, le DSI y siège, communique sur l’avancée des différents programmes et débloque les budgets nécessaires à leur réalisation.

• Le COPIL

Le comité de Pilotage, lorsqu’il se situe au niveau du programme, va permettre au DSI, au chef de programme, au sponsor et éventuellement à d’autres directeurs, d’échanger sur la bonne marche du programme. Lorsqu’il se situe au niveau du projet, le DSI n’en fera pas partie, on y trouvera alors le chef de programme et les chefs de projet, ainsi qu’éventuellement le sponsor. On discute, au sein des COPILs, de l’atteinte des objectifs fixés dans les coûts et les délais impartis, ainsi que des changements d’objectifs lorsque cela est nécessaire. Les COPIL ont généralement lieu une fois par mois.

L’ensemble de ces parties prenantes interagissent par le biais des comités. Vous trouverez ci-dessous les différents comités et les rythmes

• Le COPROJ

Le comité de projet sert à préparer le COPIL, il a donc lieu au même rythme, généralement une fois par mois. Le chef de projet rassemble l’ensemble des managers (le delivery manager, l’intégrateur fonctionnel, les chefs de projet fonctionnel et technique et le change manager) pour suivre l’avancée des projets au plus près et prendre des décisions structurantes.

Par délà des comités, et afin de s’assurer de la bonne remontée d’information ainsi que du suivi des sujets, des réunions régulières doivent être organisées.

• La réunion de domaine

Chaque domaine fonctionnel ou technique réalise une réunion hebdomadaire afin de suivre l’ensemble des sujets et remonter les points d’alertes au responsable fonctionnel du domaine.

• La réunion d’intégration

La réunion d’intégration peut avoir lieu chaque semaine ou toutes les deux semaines selon les besoins et la taille du projet. Cette réunion a vocation à synchroniser l’ensemble des domaines fonctionnels. L’intégrateur fonctionnel peut également convier les chefs des domaines techniques.

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